20 Beneficios de un software de GMAO (CMMS)

¿Por qué deberías comprar un software GMAO (CMMS)*? Sabemos que introducir nuevas soluciones de software en una empresa no es fácil, tienes que pasar tiempo investigando sobre vendedores, pasar por el proceso de venta, justificar el costo y, finalmente, entrenar a tu equipo.

Pero los beneficios de un software de GMAO definitivamente valen el esfuerzo por cómo te ayudan a ahorrar tiempo y dinero, mejorar la seguridad en planta y más. 

(*GMAO: Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador. CMMS en inglés).

ÍNDICE

20 beneficios softwares gmao cmmsFuente: Fiix by Rockwell Automation

Reducción de detenciones

1. Resuelve el backlog de mantenimiento

Cierto grado de backlog de mantenimiento es inevitable, pero demasiado puede resultar en problemas para tu organización. Evidencia A: el costo de mantenimiento demorado en los parques nacionales en los Estados Unidos está estimado en 12 millardos de dólares. Este es un caso algo extremo, pero que ilustra la importancia de mantener el backlog a un nivel aceptable.

Un software de GMAO (CMMS) balancea los recursos y costos de mantenimiento para que las demoras no se salgan de control. El programa captura pequeñas reparaciones que de otra forma pasarían desapercibidas y permite que las tareas de mantenimiento sean programadas, asignadas y priorizadas para que ninguna se traspapele. 

2. Mejora el ciclo de vida de los dispositivos

La edad promedio de los equipos industriales en los Estados Unidos es la más alta desde los años 40. Aunque la edad no siempre es motivo de fallo, a menudo es un factor que influye. No siempre es financieramente posible reemplazar viejos modelos por nuevos, por lo que el mantenimiento se vuelve clave.

Mantener los equipos en buenas condiciones operativas por más tiempo significa hacer mantenimiento antes que algo se rompa. No puedes hacer eso con las directrices de los OEM o adivinando. Integrar software de GMAO (CMMS) con sensores, PLC, SCADA y sistemas MES te permiten monitorear el estado de un activo en tiempo real, detectando fallas antes que estas ocurran, diagnosticando problemas y programando el mantenimiento. 

3. Hace que el mantenimiento preventivo sea más fácil de programar

El mantenimiento preventivo detecta los fallos antes que se conviertan en problemas más grandes, lo cual reduce el número de detenciones. Los equipos de mantenimiento saben que este tipo de servicio es clave, pero la pregunta es, ¿cómo lo programas?

El software de GMAO (CMMS) responde a esta pregunta con órdenes de trabajo automatizadas. Se pueden programar detonantes basados en uso, tiempo o condiciones, los cuales generan una orden de trabajo que es programada y asignada. Esta facilidad en generar órdenes y programar servicios lleva a menos tiempo de detención.

4. Agiliza las reparaciones e inspecciones

Las detenciones ocurren cuando un activo necesita ser reparado o inspeccionado. Esto no es fácil de evitar. Sin embargo, si las reparaciones y mantenimiento son ineficientes, el tiempo de detención se prolonga. Estas ineficiencias pueden acumularse y costar mucho tiempo y dinero en producción perdida. 

Un software de GMAO (CMMS) hace que sea más fácil reparar e inspeccionar los activos, por lo que el tiempo de detención se reduce al mínimo. Los técnicos pueden acceder a una app móvil GMAO (CMMS) desde dónde sea y ver la historia, diagrama, ubicación de los respuestos y otra información de un dispositivo, lo que hace que el trabajo se haga más rápido. El software también puede ayudarte a encontrar órdenes de trabajo que están tomando mucho tiempo, detectar la causa de la demora y resolverlo para que se cumplan rápidamente. 

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Control de costos

5. Predice con precisión los repuestos que necesitarás

No tener control del inventario puede causar todo tipo de problemas. Gastar de más en tu inventario puede añadir de 12% al 20% al costo original de compra. Si no tienes el repuesto correcto a mano cuando un equipo se daña (o no puedes encontrarlo en un almacén desordenado), puede traer consigo detenciones, entregas apuradas y soluciones riesgosas que pueden resultar caras.

Manejar tu inventario con un software de GMAO (CMMS) te ayuda a comprar, rastrear y organizar los repuestos para evitar estos costosos problemas. Herramientas como compras automatizadas, reportes de inventario y predicciones con IA pueden ayudarte a tomar decisiones basadas en datos y eliminar el exceso o carencias en tu inventario. 

6. Reduce la cantidad de chatarra y retrabajo

Tanto la chatarra como el retrabajo traen grandes costos de energía, desechos y producción perdida. Lo peor es que es extremadamente difícil recuperar esos gastos sin hacer que el equipo de producción trabaje horas adicionales.

La mejor forma de reducir este costo es evitar fallos al mantener todos tus activos en buenas condiciones con mantenimiento preventivo. El software de GMAO (CMMS) es ideal para ayudar a los equipos de mantenimiento a planificar, programar y ejecutar mantenimientos preventivos. No solo puedes automatizar las tareas con el software, sino que también puedes priorizar y asignar mantenimientos mientras recolectas datos para optimizarlos.

7. Rastrea y reporta los costos de mantenimiento

El software de mantenimiento rastrea todo lo relacionado con órdenes de trabajo terminadas, incluyendo repuestos, trabajo y otros gastos. Esto hace que reportar los costos, ver dónde se ha gastado el presupuesto y tomar decisiones de gastos de capital sea mucho más fácil. Si estás buscando demostrar el valor del mantenimiento, puedes incluso comparar el costo del mantenimiento reactivo con el mantenimiento planificado.

8. Ahorra electricidad

Los fabricantes estadounidenses gastan 230 millardos de USD en electricidad al año, lo que demuestra que cualquier compañía puede generar ahorro reduciendo su consumo energético. Los equipos bien mantenidos son más eficientes y clave en lograr la reducción de tu factura de electricidad. 

El mantenimiento reactivo es una fuente mayor de desperdicio de electricidad en las fábricas ya que lleva a problemas de inventario, mala planificación, retrabajo y más. El software de GMAO (CMMS) puede resolver todos estos problemas ayudándote a crear un mejor programa de mantenimiento preventivo con herramientas como órdenes de trabajo automatizadas y programación de servicios más fácil.

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Mejora de eficiencia

9. Optimiza tu cronograma de mantenimiento

Los cronogramas de mantenimiento bien programados ahorran tiempo, recursos y dinero. Una mejor planificación es posible cuando puedes anticipar cada elemento del mantenimiento, como necesidades de activos, cronogramas de producción e inventarios.

Crear un mejor cronograma de mantenimiento comienza con entender tus activos y recursos. Herramientas como sensores, PLCs o sistemas MES te ayudan a capturar, rastrear y analizar datos acerca del desempeño de un activo. Integrar estas herramientas con un software de GMAO (CMMS) te permite utilizarla para poner a punto la frecuencia de las tareas de mantenimiento preventivo y asegurarte que los cronogramas utilicen los recursos y el personal de la forma más efectiva. 

10. Automatiza las órdenes de trabajo

Es común que los gerentes de mantenimiento reciban órdenes de trabajo por teléfono, notas, pizarrones o de boca a boca. Ninguna de estas es ideal. Estos procesos desfasados hacen que los equipos de mantenimiento gasten tiempo innecesariamente creando órdenes de trabajo e ingresando datos. 

El software de GMAO (CMMS) elimina todos los pasos extra al automatizar el proceso de generación de órdenes. Los empleados pueden ingresar al sistema y solicitar un servicio, determinar un disparador de mantenimiento o conectarse a sensores que crean órdenes de trabajo basadas en el estado en tiempo real del activo. No hay tiempo desperdiciado descifrando órdenes de trabajo, buscando operarios o papeles en un archivador. 

11. Estandariza el proceso de mantenimiento

Una forma segura de hacer el mantenimiento más eficiente es usar una herramienta que sabes que funciona bien en una situación concreta. Comenzando desde cero con cada mantenimiento, reparación o reporte tomará más tiempo lo que alarga las detenciones y genera más costos. 

Un software de GMAO (CMMS) te permite hacer listas de mantenimiento, flujos de trabajo, plantillas de reportes para hacer las tareas más rápidas y fáciles. También hace que estos recursos estén disponibles digitalmente, haciendo que todo el mundo tenga acceso a la misma información, siguiendo las mismas mejores prácticas y cumpliendo con el trabajo lo más rápido posible. 

12. Mejora el acceso a los recursos de mantenimiento

La ausencia de una fuente de conocimiento centralizada significa que tienes que buscar a la persona indicada, dentro de una montaña de papeles o en todo el disco duro de una computadora para encontrar la información de la solución. Estas pequeñas ineficiencias crean problemas más grandes como detenciones más largas o auditorías fallidas. 

Los software de gestión de mantenimiento ponen estos recursos a disposición de todos en cualquier sitio o momento, creando un hub centralizado de información. Añade videos, manuales, lista de tareas, reportes de accidentes, pedidos de inventario y más a cualquier parte, equipo u orden de trabajo para ayudar a los técnicos a hacer su trabajo en menos tiempo. 

Recolección y uso de datos

13. Encuentra tendencias en las métricas de mantenimiento

Las métricas de mantenimiento transforman las acciones en números que te permiten medir el desempeño de todo y todos en tu empresa. Estos te permiten conectar causa y efecto para tomar mejores decisiones y mejorar tu operación.

No puedes rastrear métricas sin las herramientas, procesos y personas indicadas. Los software GMAO (CMMS) son la herramienta en esta ecuación. Capturan los números y registran las métricas a lo largo del tiempo para que puedas tener una visión de largo plazo de tu desempeño. También hacen que sea más fácil analizar los números y ajustar tus estrategias con base en datos. 

14. Ahorra el tiempo en reportes

Los KPI de mantenimiento te ayudan a identificar los problemas crónicos en tus equipos y compararlos con los estándares de la industria. Sin embargo, recopilar reportes de KPIs con Excel o en lápiz y papel puede ser tedioso y llevar a errores.

El software de GMAO (CMMS) te permite recolectar datos de varias áreas de tu operación de mantenimiento y darles forma con plantillas de reportes. A menudo pueden automatizar el envío de reportes a tu buzón de correo electrónico en intervalos determinados. Tener una mejor comprensión de tus KPIs ayuda a añadir valor o reducir riesgos con pequeños cambios. Analiza tendencias de forma rápida, detecta problemas recurrentes, lleva control de los gastos y más. 

15. Recibe actualizaciones de órdenes de trabajo en tiempo real

Poder rastrear el progreso de las órdenes de trabajo en tiempo real es crucial para limitar el backlog, crear cronogramas efectivos, planificar la producción y hacer presupuestos. Si la persona correcta no tiene visibilidad en las órdenes de trabajo, esto lleva a más tiempo de detención, mayores costos y decisiones tomadas sin la información completa. 

Un software de GMAO (CMMS) te permite evitar estos escenarios. El software te brinda actualizaciones en tiempo real de las órdenes de trabajo como la prioridad, a quién está asignada y cuánto está tomando, pudiendo asignar recursos adicionales de ser necesario. También notifica al personal de producción cuando los equipos están funcionando de nuevo, para poder regresar a trabajar sin demoras. El sistema incluso puede decirte qué ordenes de trabajo están causando demoras, detenciones o costos adicionales para que puedas determinar el por qué y evitarlo. 

16. Accede a información histórica

Es difícil gestionar un activo durante todo su ciclo de vida si no conoces su historia. Incluso si tus técnicos conocen todo sobre el pasado del dispositivo, los cambios de personal significan que esta información puede perderse para siempre.

Los software de GMAO (CMMS) te brindan una defensa contra esta fuga de información. Cada activo tiene su registro único que detalla todo lo que se le ha hecho, desde reparaciones a inspecciones, horas de trabajo y más. Los técnicos pueden acceder rápidamente a estos registros para ayudarlos con el mantenimiento o resolviendo alguna falla. 

Mejora la seguridad y salud ocupacional

17. Reduce el riesgo en cada puesto de trabajo

No importa que el trabajo se haga rápido si no se hace de forma segura. Las posibilidades de un accidente aumentan cuando la seguridad no es parte de la planificación. Asegurarte que cada trabajo sea seguro añade algunos pasos adicionales cuando se crean los órdenes de trabajo, pero vale la pena cuando se trata de mantener a tu personal seguro.

Un software GMAO (CMMS) hace que sea más fácil crear órdenes de trabajo que tienen el bienestar del personal de mantenimiento en mente. Puedes añadir listas de tareas, procedimientos de seguridad y equipo de protección requerido para que tus técnicos sepan que están haciendo su trabajo de forma segura y evitando riesgos. 

18. Prepárate para las auditorías en menos tiempo

Las auditorías no siempre son fáciles de pasar y es incluso más difícil sin las herramientas y conocimientos adecuados. El prospecto de fallar en una auditoría trae grandes dolores de cabeza y el riesgo de pérdidas millonarias. 

Los software de mantenimiento asistido por computadora hacen que sea más fácil y costo-efectivo prepararte para una auditoría. Ayuda a facilitar las rondas de inspección y hace posible buscar los registros de mantenimiento de un activo en el sistema. El cumplimento de regulaciones sobre documentación también es más simple al poder crear reportes y almacenar imágenes. 

19. Evita incumplimiento de códigos y multas

El incumplimiento de las regulaciones de seguridad pueden causar más accidentes y afectar tus ganancias, costando millones en multas. Esto sucede a menudo cuando las personas no tienen toda la información, las expectativas no están claras y la comunicación falla.

El software de GMAO (CMMS) puede ser la solución a estos problemas. Los procedimientos de seguridad se pueden hacer más accesibles y visibles en las listas de tareas y en el perfil de los activos. Los técnicos pueden guardar estos procedimientos en sus teléfonos en segundos para que nunca se pierdan una instrucción clave que termine en una multa. 

20. Gestiona los entrenamientos de seguridad

El entrenamiento es clave para la seguridad, se ha demostrado que reduce lesiones en hasta un 24%. También lleva a menos fallos y costos no previstos. Aunque el entrenamiento de seguridad es crucial, cualquier cosa desde mal timing a la necesidad de habilidades especiales puede entorpecer los mejores planes de tu personal.

El software de GMAO (CMMS) puede ayudarte a evitar estos obstáculos. El software permite almacenar y llevar control de la información de seguridad y salud de los operarios, como sus certificaciones. Puedes extraer los reportes de seguridad y decidir qué tipo de entrenamiento debes priorizar. 

Software de GMAO (CMMS), más que un simple truco.

Cada persona en un sitio de trabajo tiene una meta distinta, desde completar un mantenimiento hasta llevar registro de métricas o reducir costos. Sin importar qué estás tratando de lograr, el software de GMAO (CMMS) te hace más fácil el lograrlo. El verdadero valor en el software de mantenimiento está no en sus funciones, sino en cómo esas herramientas se usan para eliminar ineficiencias, identificar áreas de oportunidad , maximizar el talento de tu empresa y más.

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Fuente: 20 benefits of a CMMS de Marc Cousineau.

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