Implementar un software de GMAO (CMMS) lleva tiempo, planificación y habilidad para la gestión de personas. Es crucial hacerlo correctamente para que tu organización pueda comenzar su viaje hacia una mejor gestión del mantenimiento con buen pie.
Podrías pensar, ¿acaso es tan importante este proceso de implementación?
Sí, lo es. Tu organización no solo está haciendo una gran inversión de dinero y tiempo, sino también un gran cambio de cultura al transicionar de un sistema anticuado a una nueva forma de hacer las cosas.
Ahora te debes preguntar, ¿en qué problema me acabo de meter?
No te preocupes, te mostraremos cómo es el proceso de implementar un software de GMAO (CMMS) y cómo maximizar tus probabilidades de éxito, cometer menos errores, evitar gastos innecesarios y lograr tus metas más rápido.
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La implementación de un software de GMAO (CMMS) solo puede tener éxito si comprendes cuál es tu meta. Esto te ayudará a saber cómo llegar a ella e incluso por qué es necesario en primer lugar. Aunque cada organización tiene sus propias metas al implementar estos software, hay algunos objetivos comunes que todos los equipos de mantenimiento deben tener en cuenta.
Cada departamento de mantenimiento tiene metas, puede que sea reducir el tiempo de detención, reducir costos o mejorar la seguridad. Una implementación exitosa te ayudará a cumplir estas metas sin importar cuáles sean. El progreso no sucederá del día a la mañana, y hará falta trabajo antes de llegar hasta ese punto, como el definir objetivos y entender si un software de GMAO (CMMS) puede ayudarte a cumplirlos. Sin embargo, con suficiente tiempo y planificación, el software te dará los resultados que estás buscando.
Tener múltiples sistemas o procesos es confuso y casi siempre causará caos. Una implementación exitosa pone todos los procesos y la información de mantenimiento en un solo sitio para evitar problemas. Es importante desarrollar estándares, tanto para usar el sistema como para labores de mantenimiento. Otra parte importante de la estandarización incluye integrar tu GMAO (CMMS) con otros sistemas y aplicar el sistema y sus procesos en todos los espacios.
Un software de GMAO (CMMS) solo funciona si las personas correctas lo usan de forma apropiada y consistente. Por eso, la adopción por parte de los usuarios es crucial. La tasa de adopción de los usuarios es el porcentaje de personas que usan el sistema como debe ser usado. Por ejemplo, si 2 de 10 técnicos solo utilizan el programa para algunas tareas, o no lo usan, significa que tu tasa de adopción es del 80%. La tasa de adopción debe ser del 100% para que el sistema trabaje eficientemente, no se pierdan las tareas y los datos correctos sean recolectados.
Implementar un sistema GMAO (CMMS) solo debe ser el comienzo del viaje de tu equipo de mantenimiento hacia la transformación digital. Una mala implementación solo hace cambios a nivel superficial al status quo, pero mantiene a tu operación funcionando como siempre. Una implementación exitosa hace que tu negocio avance y te da las herramientas, recursos y motivación para aprovechar esa inercia. Una implementación bien realizada crea una atmósfera de innovación y crecimiento en tu departamento de mantenimiento y más allá.
Compartimos la dura verdad: una media de 60% a 80% de implementaciones de software GMAO (CMMS) falla. Un par de fallos fatales son responsables de la mayoría de estos fracasos.
Los negocios a menudo agotan tiempo y dinero cuando tratan de implementar un proyecto que, en última instancia, está condenado. Pero, hay una causa subyacente para este tipo de fallos y es la falta de apoyo de la alta gerencia. Los ejecutivos son a menudo los que están facilitando el presupuesto y la motivación para el proyecto. Si los tomadores de decisiones no están comprometidos con la implementación, aumentan las posibilidades de quedarse sin presupuesto o que el proyecto sea relegado en importancia.
Es imposible saber si una implementación será exitosa, si la meta no está determinada con anterioridad. Sin una meta clara, las compañías no llegarán a cumplir los objetivos y la motivación para usar el sistema será baja, llevando a una baja tasa de adopción de los usuarios. Roles y responsabilidades poco claras también llevan a la creación de tareas incompletas, imprecisas y olvidadas, lo que causa un efecto dominó en toda la empresa. Esto puede pasar durante la configuración de tareas (como asegurarse que los disparadores de mantenimiento estén creados) o luego de esta, como en la gestión del inventario.
Las implementaciones fallidas son a menudo el resultado de los usuarios no queriendo o no sabiendo cómo usar el software. Es por eso que cada persona impactada por el nuevo sistema debe estar 100% inmersa en el proceso. Los usuarios deben ser consultados cuando se están evaluando a los vendedores para comprar software. Saltarse este paso a menudo lleva a elegir una solución que no es necesaria, difícil de usar y/o no deseada. Una vez se elige el software, una falta de entrenamiento hará que el GMAO sea imposible de usar como debe ser usado y el desempeño sufrirá como resultado.
El camino hacia una implementación de software de GMAO (CMMS) puede ser largo, difícil y llevar al fracaso en muchas ocasiones. Pero no tiene que ser así. Aplicar unas pocas estrategias y procesos simples pueden ayudar bastante a reducir el riesgo y superar los obstáculos en tu viaje al éxito.
La alta gerencia a menudo no quiere invertir en mantenimiento porque lo ven como un centro de costos. Es por esto que es importante mostrarles que un GMAO (CMMS) puede ayudar a crear valor en varias formas tangibles, como ahorrar dinero y mejorar la producción. Recopila buenos argumentos para delinear los beneficios y potencial ROI de un software de GMAO (CMMS) y preséntalos a la gerencia. Muéstrales cómo la empresa puede crecer y cómo el sistema puede llevar a la organización a nuevas alturas.
La implementación de este tipo de programas es un gran cambio que puede resultar difícil. El personal pudo haber tenido una mala experiencia previa con sistemas similares o preocuparse que la nueva tecnología resultará en despidos. Enfrenta estos miedos involucrando a todo el equipo en el proceso de implementación. Coaching, actualizaciones constantes del proyecto y sesiones de brainstorming para mantener a todos informados, involucrados y contribuyendo con el éxito de la empresa. Identifica cualquier objeción temprano en el proceso y enseña a los usuarios cómo pueden beneficiarse del nuevo sistema.
Define las metas de negocio y de mantenimiento, junto con los requerimientos para cumplirlas, tales como presupuesto, herramientas, métricas, personal y fechas. Estas metas y requerimientos determinarán cómo completar el proceso de implementación a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo objetivos. Una parte importante del proceso es aprovechar todo el potencial de las métricas de mantenimiento. Es importante conocer tus capacidades y limitaciones en este paso para poder crear metas que sean realistas, medibles y alcanzables.
Es tentador elegir un software solo por sus características. Pero aunque es un factor importante, solo es una parte de elegir el proveedor correcto. Una implementación exitosa significa que estarás trabajando con un vendedor por mucho tiempo. Tienes que confiar en que tu proveedor podrá apoyar a tu organización mientras experimenta los dolores naturales del proceso, desde la planificación, al entrenamiento y hasta el soporte post-implementación.
Los tiempos de implementación de cada empresa dependen de diversos factores, incluyendo el tamaño, el nivel de prioridad, las capacidades de los usuarios, los activos y más. Algunas implementaciones toman un par de meses, otras toman un año. Trabaja con los stakeholders internos como técnicos y gerentes de planta, junto a tu proveedor, para determinar un cronograma realista para la implementación. Define hitos clave para poder evaluar y cuantificar el proceso. No te olvides asignar tiempo para consultas de usuarios, configuración de datos, pruebas y entrenamiento.
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Tener a alguien que se haga cargo, monitoree las tareas y sea la persona a recurrir en caso que surjan problemas te ayudarán a que el proceso no se desorganice, que se definan las prioridades y se evite la apatía. Esta persona será tu campeón, la persona que llevará a tu empresa a través del proceso y construirá el equipo para lograrlo. El tamaño del equipo dependerá de la magnitud del proyecto, pero puede incluir un project manager, un especialista de datos, un director de entrenamiento u otras posiciones. Cada rol debe tener responsabilidades y metas específicas, además de la autoridad correspondiente.
La implementación de softwares de GMAO (CMMS) a menudo falla por datos poco precisos, poco claros o faltantes. Se diligente al momento de recopilar datos para introducir en tu sistema, incluyendo tipo de equipos, flujos de trabajo, frecuencia de los disparadores, procedimientos estándar, información de repuestos y detalles del proveedor.
Elimina la información superflua, poco confiable o poco precisa. El siguiente paso es subir tus datos en el software. Consulta a tu proveedor si estás migrando de un sistema anterior a un programa nuevo. Finalmente, configura tus datos en el sistema. Programa tus mantenimientos, crea los disparadores, construye los flujos de trabajo, añade documentos digitales a los activos, determina la cantidad mínima de repuestos y más.
El entrenamiento ayuda a los usuarios y administradores a entender las características y capacidades del software para poder sacarle el máximo partido. Entrenar acelera el proceso de onboarding, define las mejores prácticas y aumenta la adopción de los usuarios. Un programa de entrenamiento excepcional incluye contenido que es completo y relevante. Permite que el aprendizaje sea práctico, ve paso a paso y se asegúrate que todas las preguntas sean respondidas. Busca oportunidades para aliarte con tu proveedor para optimizar el entrenamiento. Lo más importante, nunca dejes de brindar oportunidades a tu personal para aprender y desarrollarse.
Probablemente tienes una buena idea de cómo cada usuario debe interactuar con el sistema, pero tus usuarios no pueden leer tu mente. Es por esto que debes dejar claro los roles y responsabilidades de los usuarios en un documento oficial. Este documento dejará claro los deberes y permisos, de forma que los usuarios sepan cómo completar sus tareas. También asigna responsabilidades, mejora la eficiencia y asegura que los problemas sean resueltos de forma rápida y apropiada. El líder de la implementación debe definir cómo se gestionará el software a diario y añadir usuarios y grupos de usuarios al sistema, incluyendo sus cualificaciones, certificaciones e información de contacto.
Ahora que estás más cerca de lanzar tu software de GMAO (CMMS), es momento de probarlo y asegurarte que está funcionando apropiadamente. Esto te ayudará a identificar problemas antes de que la implementación sea oficial, de modo que puedas resolverlos antes que se hagan más grandes. Reúne a un grupo de usuarios clave y revisa tanto los datos como las capacidades del sistema para asegurar que esté operando correctamente. Revisa la seguridad, los permisos de los grupos de usuarios, los disparadores para mantenimientos, los paneles, los reportes, la creación de las órdenes de trabajo y los detalles del inventario.
Esta fase del proceso se conoce como la de fecha de lanzamiento. Este es el punto en el que se espera que todos los usuarios dejen de usar el sistema anterior y comiencen a utilizar el nuevo. Asegúrate que todos los usuarios estén al tanto de esta fecha con suficiente antelación para que puedan prepararse. Tu proveedor también debe conocer esta fecha y estar disponible para cualquier contingencia. Pueden ayudarte a responder cualquier duda o complicaciones para evitar que se conviertan en malos hábitos.
Felicitaciones, tu software está operativo. Pero la implementación no termina aún. El líder del proceso debe monitorear el sistema y asegurarse que todos los elementos estén funcionando como se espera, incluyendo las notificaciones y los disparadores de mantenimientos. Esto también le brinda la oportunidad de pasar tiempo con cada usuario y brindarle entrenamiento adicional. Mantén un ojo en tus KPI durante este tiempo, como la tasa de adopción y las métricas de mantenimiento. Si ves que esos números no están cerca de las metas, asegúrate de corregir los problemas para evitar que se prolonguen.
Has logrado implementar con éxito tu software de GMAO (CMMS), ¿y ahora qué?
Primero, date un tiempo para celebrar, no fue una tarea simple o pequeña.
Segundo, es momento de seguir adelante. El trabajo de mejorar el mantenimiento con tu nuevo sistema no termina nunca. El equipo de mantenimiento siempre recibirá llamados para resolver problemas complicados, es importante que encuentres formas de optimizar tu software y crear una estrategia para atacar estos problemas mientras aprovechas tus ganancias para crear más éxitos.
Tu sistema evolucionará a través del tiempo a medida que lleguen actualizaciones y los usuarios se sientan más cómodos con el software. Aunque estos cambios son mayormente beneficiosos, pueden traer ciertos dolores. Una forma de reducir el impacto negativo de estos cambios es programar llamadas periódicas con tu proveedor. La comunicación frecuente asegura que el feedback y las dudas sean atendidas rápidamente, permitiéndote conectar con los expertos que te ayudarán a sortear los obstáculos que encuentres.
Hacer una evaluación de tu proceso de implementación te ayudará a comenzar la nueva fase en tu camino a la transformación digital. Te dará la oportunidad de mirar atrás y ver lo que salió bien, lo que salió mal, lo que aprendiste y cómo aplicar esos aprendizajes. Crea un reporte formal midiendo los objetivos del proyecto, identificando los principales logros y resaltando las oportunidades de mejora. Este reporte también debe indicar las mejores prácticas para proyectos futuros similares y advertir sobre los riesgos potenciales.
La implementación de un sistema no es un fin en sí mismo, es solo el primer paso. Un software de GMAO (CMMS) es solo otra herramienta y su éxito dependerá de cómo se use. Para obtener todos los beneficios del software, debes poder monitorear cómo los usuarios están interactuando con este y encontrar maneras de mejorar como los procesos y las personas trabajan con el sistema. Obtén feedback de tus usuarios, haz reportes de desempeño, monitorea tus KPIs y aplica mejoras cuando sea posible.
Los software de GMAO (CMMS) no son una bala de plata para un mejor mantenimiento, pero pueden ser una parte integral para lograr mejores resultados. Un software de este tipo debe considerarse como una herramienta en el cinturón del equipo de mantenimiento. Al igual que usar un martillo de forma correcta hace que el trabajo sea más fácil, lo mismo aplica a este sistema. Si se implementa correctamente, un software de GMAO (CMMS) se convertirá en una base de datos de información de mantenimiento que puede usarse para ejecutar las mejores prácticas e identificar las oportunidades para aumentar la eficiencia. No es una solución rápida, pero un buen software puede ser un eslabón clave en tu estrategia de mantenimiento y confiabilidad, un elemento que puede mejorar seriamente el desempeño de tu empresa ahora y con visión del futuro.
Descarga la Guía de Mantenimiento Preventivo
Fuente: 12 best practices for a successful CMMS implementation por Marc Cousineau